Статьи расходов

Отчёт раскладывает расходы за период по вашим статьям операций: сколько ушло на аренду, рекламу, топливо. Что именно считается расходом, зависит от того, как в компании считаются деньги.

Откройте Отчёты > Статьи расходов. При личных балансах вкладка называется Расходы по статьям.

Отчёту нужен модуль Аналитика и поиск. Деньги по заказам сюда не входят: выручку, материалы и прибыль по заказам смотрите в конструкторе отчётов.

Общая касса

В отчёт попадают ручные списания из кассы. Выплаты исполнителям собраны в отдельную строку, а списания, которым статью ещё не назначили, в строку Без статьи. В окне Об отчёте отчёт называется Куда уходят деньги.

Личные балансы

При личных балансах отчёт называется Расходы по статьям и отвечает на вопрос, на что компания потратила деньги.

Баланс исполнителя здесь это расчёты между ним и компанией. Тип операции говорит только, куда сдвинулся этот баланс. Что компания сделала с деньгами, говорит статья. Поэтому в отчёт попадают:

• операции со статьёй расходов любого типа, и Начисление, и Списание
• записи журнала расходов компании: деньги, которые вы потратили сами, мимо балансов исполнителей. Как их добавить, написано на странице Как добавить операцию

Операция без статьи здесь это обычный расчёт с исполнителем, поэтому строки Без статьи в отчёте нет. Строки выплат тоже нет.

Суммы наверху

• Всего списано за выбранный период
• Операций в нём
• Прошлый период: та же сумма за период сравнения и изменение в процентах

Период и сравнение выбираются как в остальных отчётах, подробнее в разделе Отчёты. Если в списке Сравнить с выбрать Не сравнивать, третьей суммы не будет.

Диаграммы

Слева По статьям: семь самых крупных строк отчёта, остальные сложены в Прочее. У каждой строки сумма и полоса своего цвета. Если выбрано сравнение, под ней тонкая серая полоса Прошлый период, а рядом с суммой изменение в процентах. Без сравнения рядом с суммой доля от всех расходов.

Справа расходы за выбранный период по шагам. Шаг подбирается по длине периода: до двух недель столбцы идут По дням, до квартала По неделям, до двух лет По месяцам, дальше По годам. Неделя начинается с понедельника.

Нажмите на статью слева, и справа её доля в каждом столбце выделится цветом, а остальное станет серым и подпишется Остальные статьи. Чтобы вернуть общую картину, нажмите на эту статью ещё раз или на крестик рядом с её названием над графиком.

Таблица

Таблица называется Статьи. Столбцы: Статья, Сумма, Доля, Операций и К прошлому периоду. Рост к прошлому периоду подсвечен красным, снижение зелёным. Сверху самые крупные строки, внизу строка Итого.

Какие строки бывают:

• Статья верхнего уровня. У группы стрелка слева раскрывает вложенные статьи
• Без уточнения внутри группы: деньги, отнесённые к самой группе, а не к вложенной статье
• Выплаты сотрудникам, только при общей кассе: все выплаты исполнителям одной строкой. Внутри она делится на Начисления по заказам и Фиксированная зарплата
• Без статьи, только при общей кассе: списания, которым статью ещё не назначили
• Удалённая статья и Прочие служебные операции встречаются редко

Статья с пометкой «вне прибыли», например встроенная Закупка товаров на склад, показана и входит в итог, но чистую прибыль не уменьшает. Себестоимость товара вычтется, когда его продадут в заказе.

Статьи в архиве остаются в отчёте с пометкой «в архиве». Если переименовать статью, отчёт сразу покажет новое название.

Как открыть операции за строкой

Нажмите на название строки. Откроется список операций с фильтром по статье и датам отчёта. Строка группы покажет операции вместе с вложенными статьями, Без уточнения только операции самой группы.

При общей кассе в список переходят ещё тип Списание и способ оплаты. Строку Без статьи удобно разобрать так: откройте её и назначьте статьи сразу многим операциям. Строка Выплаты сотрудникам ведёт в отчёт Зарплаты.

При личных балансах в список попадают операции обоих типов, потому что статья расходов может стоять и на начислении, и на списании.

Фильтры

У компаний с общей кассой есть Способ оплаты: Наличные, Безналичные или Наличные и безналичные. Этот фильтр переходит и в список операций, когда вы открываете строку.

[!NOTE] Отчёт отстаёт от текущих данных не больше чем на 5 минут. Над суммами написано, на какое время он актуален. Новая операция или новая статья у операции появляются в отчёте в течение нескольких минут.

Кто видит отчёт

По умолчанию отчёт открывают владелец, администратор и менеджер. Точные права зависят от настроек вашей компании в разделе Права доступа.