Как настроить статьи операций

Статья показывает, на что ушли деньги или откуда они пришли: аренда, топливо, реклама, премии. Когда ручные операции разнесены по статьям, отчёт Статьи расходов показывает, куда уходят деньги.

Откройте раздел Операции и нажмите Статьи рядом с кнопкой Фильтры.

Статьи для списаний и для начислений

Вверху окна два переключателя. Для списаний хранит статьи расходов, Для начислений статьи поступлений.

При общей кассе направление и есть движение денег компании, поэтому списанию подходит только статья для списаний, начислению только статья для начислений.

При личных балансах статья важнее направления. Статью расходов или доходов можно поставить на операцию любого типа: исполнитель сдал наличные, а вы потратили их на рекламу, значит это Начисление со статьёй рекламы. Разбор с примерами на странице Как добавить операцию.

Тип выбирается один раз, когда вы добавляете статью. Поменять его потом нельзя.

Как добавить статью

1. Выберите нужный переключатель: Для списаний или Для начислений.
2. В блоке Новая статья введите название, например «Аренда».
3. Оставьте Без группы, чтобы статья стала самостоятельной, или выберите группу, в которую её вложить.
4. При желании выберите цвет.
5. Нажмите Добавить.

Название должно быть уникальным среди статей одного уровня. Регистр букв не важен, а статьи в архиве тоже считаются: «аренда» рядом с архивной «Аренда» система не добавит.

Группы и вложенные статьи

Уровней всего два. Статья верхнего уровня может собрать вложенные статьи и стать группой: например, «Транспорт» с вложенными «Топливо» и «Ремонт машины». Вложить что-то в саму вложенную статью нельзя.

Операцию можно отнести и к вложенной статье, и к самой группе. Второе удобно, когда уточнять не хочется. В отчёте такие суммы попадают в строку Без уточнения внутри группы.

Чтобы перенести статью в другую группу или вернуть её на верхний уровень, нажмите Изменить (карандаш) в её строке, выберите группу или Без группы и нажмите Сохранить. Там же меняются название и цвет. Группу, у которой уже есть вложенные статьи, в другую группу перенести нельзя.

Цвет

У статьи может быть один из восьми цветов или Без цвета. Вложенная статья без своего цвета берёт цвет группы. Цвет виден в списке операций рядом с названием статьи и в диаграммах отчёта. Если цвета нет, отчёт подберёт его сам.

Не влияет на прибыль

Не всякое движение денег это расход. Закупка товара на склад, вывод денег владельцем, займы только перекладывают деньги. Для таких статей поставьте галочку Не влияет на прибыль при добавлении или изменении статьи. В списке они помечены Вне прибыли.

Галочка есть только у статей верхнего уровня, вложенные статьи берут её у группы. Отчёт Статьи расходов показывает такие статьи и считает их в итоге, но чистая прибыль на них не уменьшается.

В каждой компании уже есть статья Закупка товаров на склад с пометкой Встроенная. Себестоимость товара вычитается из прибыли, когда товар продают в заказе, поэтому оплата закупки не должна вычитаться второй раз. Встроенную статью можно переименовать и перекрасить, но не удалить, не перенести и не убрать в архив.

Архив или удаление

Кнопка В архив (значок коробки) убирает статью в архив. Её больше не предложат при добавлении операции, но операции, которые уже к ней отнесены, сохранят её, и отчёт покажет их с пометкой «в архиве». Вместе с группой в архив уходят и её вложенные статьи. Кнопка Вернуть из архива возвращает статью. Вложенную статью не получится вернуть, пока её группа в архиве.

Кнопка Удалить (корзина) спросит подтверждение и удалит статью, но только если по ней нет ни одной операции. Если операции есть, система перенесёт статью в архив и скажет об этом. Так у старых операций не пропадает подпись.

[!NOTE] Группу с вложенными статьями удалить нельзя. Сначала перенесите или удалите вложенные статьи.

Кто может менять статьи

По умолчанию статьи добавляют, меняют и удаляют владелец, администратор и менеджер. Оператор может открыть окно Статьи, но кнопок изменения там не увидит. Статью он выбирает, когда добавляет операцию. Исполнитель видит статью у своих операций, но окна Статьи у него нет.

Точные права зависят от настроек вашей компании в разделе Права доступа.