Политика конфиденциальности

Здесь описано, как AstraCRM собирает, использует и защищает данные, которые вы доверяете сервису. Политика действует для всех частей платформы: • Веб-приложение: рабочий кабинет для руководителей, менеджеров и диспетчеров • Мобильные приложения для iOS и Android: работа выездных сотрудников • Telegram-бот: быстрые действия и уведомления • Сайт astracrm.pro: публичные материалы о продукте Начиная пользоваться любым из этих сервисов, вы соглашаетесь с описанным здесь порядком обработки данных. Кто чьим оператором является: • Данные ваших сотрудников как пользователей AstraCRM (учётная запись, контакты, биллинг) обрабатываем мы, и здесь оператором выступаем мы. • Данные ваших клиентов, контрагентов и сотрудников, которые вы заносите в систему, принадлежат вам. Оператором по ним выступает ваша организация, а AstraCRM обрабатывает их по вашему поручению и только для того, чтобы сервис работал. Значит, за правовые основания на обработку данных ваших клиентов отвечаете вы: за согласия, если они нужны, и за то, чтобы люди знали, что их данные у вас есть.

Мы собираем следующие типы данных: • Данные учётной записи: имя, электронная почта, телефон, название и реквизиты компании, должность, роль и права доступа • Данные входа: токены сессий, настройки двухфакторной аутентификации, ключи доступа passkey • Рабочие данные: клиенты, заказы, услуги, товары, расписание, суммы и всё остальное, что вы заносите в систему • Данные устройства: тип устройства, операционная система, браузер, идентификатор мобильного приложения • Данные об использовании: какие разделы открываете, какими функциями пользуетесь, как быстро отвечает система • Коммуникации: сообщения в каналах и Telegram-боте, журналы звонков и записи разговоров при подключённой телефонии, уведомления, переписка с поддержкой • Файлы: фотографии, документы и вложения, которые вы добавляете к заказам и карточкам клиентов • Технические данные: IP-адрес, обращения к API, ошибки приложения и метрики производительности

Данные нужны для работы сервиса и ни для чего сверх этого: • Работа платформы: заказы, клиентская база, расписание, склад, отчёты, координация выездных сотрудников • Вход и безопасность: проверка пользователя, защита аккаунта, разграничение прав, расследование подозрительных входов • Уведомления: изменения по заказам, напоминания, технические работы, важные объявления • Поддержка: разбор обращений, воспроизведение и исправление проблем • Развитие продукта: понимание того, какими функциями пользуются, а какие мешают. Мы смотрим на обезличенную статистику, а не на содержимое ваших заказов • Соблюдение закона: бухгалтерский и налоговый учёт, ответы на законные запросы государственных органов • Продуктовые рассылки: письма о новых возможностях. От них можно отписаться в один клик, и на работу сервиса это не влияет

Мы не продаём ваши данные, не сдаём их в аренду, не передаём рекламодателям, брокерам данных и никому другому для их собственных целей. Мы не публикуем ваши данные в открытых каталогах и не включаем их в состав каких-либо сделок. Данные покидают периметр AstraCRM только в трёх случаях. Внутри вашей организации. Сотрудники видят данные согласно ролям и правам, которые настроили вы. Подрядчики, без которых сервис не работает. Каждый получает только тот минимум, который нужен для его функции: • Selectel: серверы, базы данных и объектное хранилище файлов. Дата-центры находятся в России • Timeweb Cloud: сеть доставки контента (CDN), через неё отдаются изображения и вложения по временным подписанным ссылкам • Yandex Cloud: языковая модель для разбора входящих сообщений, отправка почтовых уведомлений, шлюз для интеграции с операторами связи • Яндекс.Карты (Tiles API): карты, отображение адресов и построение маршрутов • Яндекс.Метрика: статистика посещений сайта astracrm.pro. Рабочих данных из CRM она не видит • OpenRouter: сводки по расшифровкам звонков. Прямые идентификаторы мы вырезаем до отправки, туда уходит обезличенный текст • DaData: подсказки и проверка адресов и реквизитов компаний • Expo и Firebase: доставка push-уведомлений в мобильные приложения • Telegram: работа Telegram-бота и сообщения в нём • Т-Банк: приём платежей и эквайринг • Партнёры по телефонии: подключение вашей АТС Две вещи мы держим у себя, а не отдаём подрядчикам. Распознавание речи для расшифровки звонков работает на наших собственных серверах. Мониторинг ошибок работает на нашем собственном сервере Sentry внутри той же инфраструктуры. По требованию закона. Если данные запрашивает суд, следствие или иной государственный орган в рамках своих полномочий. Мы проверяем такие запросы на законность и передаём только то, что в них прямо указано.

Меры, которые применяются на практике: • Шифрование канала: весь трафик идёт по TLS • Вход: сессионные токены, двухфакторная аутентификация по приложению, SMS или почте, вход по ключам passkey • Права доступа: роли и права настраиваются на уровне организации, сотрудник видит только то, что ему открыли • Изоляция организаций: данные каждой компании лежат в отдельной схеме базы, пересечения между организациями невозможны • Файлы: приватное хранилище, прямого публичного доступа к бакету нет. Ссылки на вложения временные и подписанные • Резервные копии: регулярные, зашифрованные, с проверкой восстановления • Мониторинг: свой сервер Sentry для ошибок и метрик, журналы доступа к API • Обновления: регулярная установка исправлений безопасности и обновление зависимостей Абсолютной защиты не бывает, и обещать её было бы нечестно. Если произойдёт утечка, затрагивающая ваши данные, мы сообщим вам об этом и о том, что именно случилось.

В отношении своих данных вы можете: • Получить доступ: узнать, какие данные о вас у нас есть и как они обрабатываются • Исправить: поправить неточные данные в настройках аккаунта или через поддержку • Удалить: запросить удаление учётной записи и связанных данных. Часть сведений мы обязаны хранить по закону, например бухгалтерские документы • Забрать данные: выгрузить заказы, клиентов и отчёты в машиночитаемом виде • Ограничить обработку или возразить против неё • Отозвать согласие, если обработка основана на нём • Настроить уведомления: письма, push и SMS включаются и выключаются отдельно Напишите на privacy@astracrm.pro или воспользуйтесь настройками в веб-приложении. Мы отвечаем в течение 30 дней, обычно быстрее.

У разных частей сервиса свои нюансы: • Веб-приложение: работа с сессиями, отчёты, загрузка файлов • Мобильные приложения: доступ к камере для фотоотчётов по заказам, push-уведомления, работа с ранее загруженными данными при плохой связи • Telegram-бот: сообщения проходят через серверы Telegram, на них действует политика конфиденциальности Telegram • Телефония: журнал звонков и записи разговоров, если запись включена. За предупреждение собеседника о записи отвечает ваша организация • Расшифровка звонков: распознавание речи работает на наших собственных серверах, аудио никуда наружу не уходит • AI-сводки по звонкам: перед отправкой в OpenRouter мы вырезаем из расшифровки прямые идентификаторы, туда уходит обезличенный текст • Разбор входящих сообщений: заявки из каналов разбирает языковая модель Yandex Cloud, и здесь в текст могут попадать персональные данные, потому что это содержимое обращения клиента • Хранение файлов: приватное объектное хранилище, отдача через CDN по временным ссылкам • Обновления мобильных приложений по воздуху (Expo OTA): приложение может само подтянуть новый код и ресурсы. Дополнительные данные при этом не собираются • API: доступ по токенам для ваших интеграций

Полный список внешних сервисов, задействованных в работе платформы: • Инфраструктура, базы данных и хранилище файлов: Selectel • Сеть доставки контента: Timeweb Cloud • Языковая модель для разбора входящих сообщений, почтовые уведомления и шлюз связи: Yandex Cloud • Карты и маршруты: Яндекс.Карты (Tiles API) • Статистика сайта astracrm.pro: Яндекс.Метрика • Сводки по расшифровкам звонков: OpenRouter, на обезличенных данных • Адреса и реквизиты компаний: DaData • Платежи: Т-Банк • Push-уведомления: Expo и Firebase • Telegram-бот: Telegram У каждого из них своя политика конфиденциальности, и мы советуем с ней ознакомиться. Мы отдаём только те данные, без которых конкретная функция не заработает. Наружу не отдаются две вещи: распознавание речи для расшифровки звонков и мониторинг ошибок. И то и другое работает на наших серверах.

Сроки зависят от типа данных: • Учётная запись: пока аккаунт активен, и до 7 лет после закрытия, если этого требует бухгалтерский или налоговый учёт • Рабочие данные: заказы, клиенты и документы хранятся, пока вы пользуетесь сервисом, и удаляются по вашему запросу • Переписка с поддержкой: до 3 лет • Технические журналы и отчёты об ошибках: до 1 года • Платёжные документы: 7 лет, этот срок установлен законом • Резервные копии: до 90 дней, затем перезаписываются После удаления данные пропадают из рабочих систем сразу, а из резервных копий уходят вместе с ротацией копий, то есть не позже 90 дней. Дольше мы храним только то, что обязаны хранить по закону.

База данных и файлы находятся в дата-центрах Selectel на территории России. Это соответствует требованию 152-ФЗ о локализации персональных данных россиян. Часть данных при этом пересекает границу, и мы честно перечисляем эти случаи: • OpenRouter: обезличенный текст расшифровок для AI-сводок, прямые идентификаторы вырезаются до отправки • Telegram: сообщения, которые вы и ваши клиенты пишете в Telegram-боте • Expo и Firebase: токены устройств для доставки push-уведомлений, без содержимого заказов Больше никуда за пределы России данные не уходят. Пользуясь этими функциями, вы соглашаетесь на такую передачу. Если она вам не подходит, соответствующие функции можно не подключать.

AstraCRM создана для работы компаний и не предназначена для людей младше 16 лет. Мы не ведём маркетинг, рассчитанный на детей, и сознательно не собираем их данные. Если вы родитель или опекун и считаете, что данные вашего ребёнка попали к нам, напишите на privacy@astracrm.pro, и мы их удалим.

Иногда политику приходится обновлять: меняется закон, появляются новые функции, меняется набор подрядчиков. О существенных изменениях мы сообщаем заранее: • Публикуем новую редакцию на сайте и в приложениях • Отправляем письмо зарегистрированным пользователям • Показываем уведомление внутри сервиса • Обновляем дату в начале документа У вас будет не менее 30 дней, чтобы прочитать изменения до того, как они вступят в силу. Если вы продолжаете пользоваться сервисом после этой даты, значит, новая редакция вас устраивает. Если нет, вы вправе прекратить пользоваться сервисом и забрать свои данные.

По вопросам о данных и этой политике: • Почта по вопросам конфиденциальности: privacy@astracrm.pro • Поддержка: support@astracrm.pro • Сайт: https://astracrm.pro/contact • Почтовый адрес: 164500, г. Северодвинск, ул. Карла Маркса, д. 46, оф. 12 Мы отвечаем на такие обращения в течение 5 рабочих дней. Если вопрос срочный, поставьте в теме письма пометку «Срочно: конфиденциальность». Отвечаем на русском и английском. По конкретным платформам: • iOS: смотрите политику конфиденциальности для iOS или напишите нам через App Store • Android: смотрите политику конфиденциальности для Android или напишите нам через Google Play • Telegram-бот: команда /help или почта выше